Software-implementierung im Krankenhaus Leitfaden aus der Praxis

Typische Fehler bei der Ausschreibung

Zu viele MUSS-Kriterien

Einer der häufigsten Fehler bei Ausschreibungen ist die übermäßige Verwendung von MUSS-Kriterien. Viele Krankenhäuser neigen dazu, ihre Anforderungskataloge mit obligatorischen Funktionalitäten zu überfrachten, die alle potenziellen Anbieter erfüllen müssen. Dies führt zu mehreren Problemen:

• Eingeschränkter Anbieterkreis: Mit jedem weiteren MUSS-Kriterium verkleinert sich der Kreis möglicher Anbieter. Im Extremfall bleibt kein qualifizierter Anbieter übrig, der alle Anforderungen erfüllen kann. Dies wiegt besonders schwer, da es im Gesundheitswesen je Produktkategorie nur eine begrenzte Anzahl von Softwareanbietern gibt.
• Kostensteigerung: Anbieter, die alle MUSS-Kriterien erfüllen können, verlangen in der Regel höhere Preise für ihre Speziallösungen.
• Fokus auf Nebenschauplätze: Oft werden Funktionen als unverzichtbar deklariert, die für den Projekterfolg tatsächlich nachrangig sind.

Praxistipp: Beschränke MUSS-Kriterien auf essentielle Funktionalitäten, die für die Kernprozesse unabdingbar sind. Definiere weitere Anforderungen als SOLL- oder KANN-Kriterien und gewichte diese entsprechend ihrer Bedeutung.

Fehlende Eingrenzung des Projektumfangs

Digitalisierungsprojekte in Krankenhäusern leiden häufig unter einem unzureichend definierten Projektumfang. Ohne klare Abgrenzung wachsen die Anforderungen während der Projektlaufzeit ständig weiter ("Scope Creep"), was zu Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und letztendlich zur Frustration aller Beteiligten führt.

Praxistipp: Definiere von Beginn an präzise, welche Abteilungen, Prozesse und Funktionsbereiche vom Projekt umfasst sind. Lege ebenso fest, was explizit nicht zum Projektumfang gehört. Ein klar definierter, realistischer Scope ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor.

Keine Vorgespräche mit potenziellen Anbietern

Viele Krankenhäuser veröffentlichen Ausschreibungen, ohne zuvor mit potentiellen Anbietern gesprochen zu haben. Sie vertrauen vollständig auf interne Anforderungsanalysen, ohne das Marktwissen der Anbieter zu nutzen.

Praxistipp: Führe vor der offiziellen Ausschreibung strukturierte Vorgespräche mit relevanten Anbietern. Diese Markterkundungsgespräche helfen, realistische Anforderungen zu formulieren und geben wertvolle Einblicke in technologische Möglichkeiten und Grenzen. Beachte dabei die vergaberechtlichen Vorgaben, um die Gleichbehandlung aller potenziellen Bieter zu gewährleisten.

Mangelnde Markterkundung

Ohne ausreichende Markterkundung besteht die Gefahr, dass Ausschreibungen an der Markrealität vorbeigehen. Krankenhäuser definieren manchmal Anforderungen, die mit verfügbaren Standardlösungen nicht oder nur durch kostspielige Individualentwicklungen umgesetzt werden können.

Praxistipp: Investiere Zeit in eine systematische Markterkundung. Besuche Fachmessen, tausche dich mit Kollegen aus anderen Einrichtungen aus und prüfe, welche Standardlösungen bereits erfolgreich im Einsatz sind. Benchmarking mit vergleichbaren Einrichtungen kann wertvolle Erkenntnisse liefern. Ziehe unbedingt Vertreter der beteiligten klinischen Einrichtungen beratend hinzu, um die Verbindung zwischen IT und Fachbereich zu sichern und Akzeptanz zu fördern.

Fehlende Ausrichtung an der Patient Journey

Ein weiterer kritischer Fehler ist die mangelnde Orientierung an der Patient Journey – dem Kernprozess im Krankenhaus. Viele IT-Projekte fokussieren sich zu stark auf isolierte Funktionalitäten oder administrative Prozesse, ohne den Gesamtablauf der Patientenversorgung zu berücksichtigen.

Praxistipp: Stelle die Patient Journey ins Zentrum deiner Anforderungsanalyse. Betrachte, wie Software die Versorgungsprozesse von der Aufnahme bis zur Entlassung unterstützen kann. Berücksichtige dabei die Perspektiven aller beteiligten Berufsgruppen und deren Interaktion im Behandlungsprozess. Eine am Patientenpfad orientierte Software führt zu höherer Akzeptanz bei den klinischen Anwendern und letztlich zu besseren Behandlungsergebnissen.

Unterschiedliche Interpretation von Leistungsverzeichnissen

Selbst ein detailliertes Leistungsverzeichnis bietet keine Garantie für ein gemeinsames Verständnis aller Beteiligten. Was für den Ausschreibenden eindeutig erscheint, kann vom Anbieter völlig anders interpretiert werden.

Praxistipp: Formuliere Anforderungen so konkret wie möglich und ergänze diese durch Anwendungsfälle (Use Cases) oder Prozessbeschreibungen. Nutze Bieterrunden und Q&A-Sessions, um Missverständnisse frühzeitig zu klären. Dokumentiere diese Klärungen schriftlich als Teil der Vergabeunterlagen.

Vernachlässigung der Interoperabilität

In der zunehmend vernetzten Gesundheitslandschaft wird ein weiterer Fehler immer gravierender: die unzureichende Berücksichtigung von Interoperabilitätsanforderungen. Isolierte Softwarelösungen, die nicht oder nur eingeschränkt mit anderen Systemen kommunizieren können, führen zu Datensilos und ineffizienten Arbeitsabläufen.

Praxistipp: Definiere klare Anforderungen an Standardschnittstellen und Interoperabilitätsprotokolle (wie FHIR, HL7, DICOM). Überprüfe, ob potenzielle Lösungen offene APIs anbieten und wie sie sich in die bestehende und zukünftige Systemlandschaft integrieren lassen. Der Trend geht eindeutig zu interoperablen Plattformlösungen statt isolierten Einzelsystemen – berücksichtige diesen Aspekt in deiner Ausschreibung.

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Die zentrale Rolle des Projektmanagements

Die Implementierung von Software im Krankenhaus erfordert ein professionelles Projektmanagement, das weit über technische Aspekte hinausgeht. Ein erfahrener Projektmanager muss nicht nur IT-Prozesse verstehen, sondern auch die klinischen Abläufe und organisatorischen Besonderheiten des Krankenhauses.

Die Komplexität von Krankenhausprojekten resultiert aus mehreren Faktoren:

• Vielzahl von Stakeholdern: Ärzte, Pflegekräfte, Verwaltung, IT-Abteilung, Geschäftsführung und externe Partner haben unterschiedliche Anforderungen und Erwartungen.
• Integration in bestehende Systemlandschaft: Neue Software muss in einen oft gewachsenen "Flickenteppich" aus verschiedenen IT-Systemen integriert werden, mit zahlreichen Altsystemen und proprietären Insellösungen.
• Hohe Anforderungen an Verfügbarkeit: Klinische Systeme müssen rund um die Uhr verfügbar sein, da sie direkt die Patientenversorgung betreffen.
• Regulatorische Vorgaben: Datenschutz, IT-Sicherheit und branchenspezifische Regularien müssen strikt eingehalten werden.
• Fachkräftemangel: Der ausgeprägte Mangel an qualifiziertem IT-Personal und klinischen Fachkräften erschwert sowohl die Implementierung als auch die spätere Nutzung der Systeme.

Ein effektives Projektmanagement sollte folgende Elemente umfassen:

• Klare Governance-Struktur: Definierte Entscheidungswege und Verantwortlichkeiten
• Regelmäßige Statusberichte: Transparente Kommunikation über Projektfortschritt, Risiken und Probleme
• Aktives Stakeholdermanagement: Frühzeitige Einbindung aller relevanten Interessengruppen
• Agiles Vorgehen: Iterative Entwicklung und kontinuierliches Feedback, um Anforderungsänderungen flexibel zu begegnen
• Fundiertes Change Management: Systematische Begleitung der organisatorischen Veränderungen
• Ressourcenplanung unter Fachkräftemangel: Realistische Planung unter Berücksichtigung der begrenzten Verfügbarkeit von IT- und klinischem Personal

Leitfaden zur erfolgreichen Softwareimplementierung

Basierend auf Best Practices und Erfahrungen aus erfolgreichen Implementierungsprojekten lässt sich der folgende Leitfaden ableiten, der in fünf Phasen gegliedert ist:

Phase 1: Konzeptentwicklung und Anforderungsanalyse

Ziel: Schaffung einer soliden Grundlage für das Projekt durch präzise Definition der Anforderungen und Ziele.

Aktivitäten:

• Durchführung strukturierter Interviews mit allen Berufsgruppen und Abteilungen
• Prozessanalyse der bestehenden Arbeitsabläufe
• Dokumentation von Schwachstellen und Optimierungspotentialen
• Definition messbarer Projektziele (KPIs)
• Technische Bewertung der vorhandenen IT-Infrastruktur
• Erstellung einer Stakeholder-Analyse
• Entwicklung eines Business Case mit Kosten-Nutzen-Bewertung
• Bewertung der Interoperabilitätsanforderungen mit bestehenden und geplanten Systemen

Erfolgsfaktoren:

• Einbeziehung klinischer Anwender von Anfang an
• Realistische Zeitplanung für die Anforderungserhebung
• Fokus auf Prozessoptimierung statt reiner Digitalisierung bestehender Abläufe
• Priorisierung der Anforderungen nach klinischem Nutzen
• Berücksichtigung des Fachkräftemangels bei der Ressourcenplanung

Phase 2: Beschaffung und Vertragsgestaltung

Ziel: Auswahl des am besten geeigneten Anbieters und Gestaltung tragfähiger Vertragsbeziehungen.

Aktivitäten:

• Erstellung einer ausgewogenen Leistungsbeschreibung mit klar priorisierten Anforderungen
• Durchführung einer strukturierten Markterkundung
• Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens
• Anbieterpräsentationen mit praxisnahen Demonstrationen
• Referenzkundenbesuche
• Vertragsverhandlungen mit detaillierten Service Level Agreements (SLAs)
• Etablierung einer Governance-Struktur für die Zusammenarbeit
• Prüfung der Interoperabilitätsfähigkeiten und Schnittstellenstandards

Erfolgsfaktoren:

• Bewertungskriterien, die über den reinen Preis hinausgehen
• Einbeziehung klinischer Anwender in die Anbieterauswahl
• Klare Regelungen für Change Requests und Erweiterungen
• Vereinbarung realistischer Meilensteine
• Beachtung offener Standards und Plattformfähigkeit

Phase 3: Installation und Konfiguration

Ziel: Technische Implementierung der Software unter Berücksichtigung der spezifischen Krankenhausanforderungen.

Aktivitäten:

• Server-Deployment und Einrichtung der technischen Infrastruktur
• Konfiguration der Software gemäß den definierten Anforderungen
• Entwicklung notwendiger Schnittstellen zu Bestandssystemen
• Datenmigrationsplanung und -durchführung
• Anpassung von Formularen, Berichten und Workflows
• Durchführung technischer Tests (Performance, Integration, Sicherheit)

Erfolgsfaktoren:

• Enge Zusammenarbeit zwischen Krankenhaus-IT und Anbieter
• Etablierung einer Testumgebung, die der Produktivumgebung entspricht
• Iteratives Vorgehen mit regelmäßigen Überprüfungen
• Frühzeitige Identifikation und Lösung von Schnittstellenproblemen

Phase 4: Tests und Schulungen

Ziel: Sicherstellung der technischen Funktionsfähigkeit und Vorbereitung der Anwender auf die neue Software.

Aktivitäten:

• Entwicklung eines umfassenden Testkonzepts
• Durchführung von Funktionstests durch IT und Key User
• End-to-End-Tests kritischer Geschäftsprozesse
• Usability-Tests mit repräsentativen Anwendern
• Erstellung von Schulungsunterlagen und -videos
• Durchführung von Administrator- und Key-User-Schulungen
• Planung und Durchführung von Endanwenderschulungen
• Etablierung eines nachhaltigen Wissensmanagementsystems

Erfolgsfaktoren:

• Ausreichende Zeitressourcen für Tests und Schulungen trotz Fachkräftemangel
• Berücksichtigung verschiedener Lerntypen im Schulungskonzept
• Praxisnahe Schulungen mit realistischen Szenarien
• Etablierung eines Key-User-Konzepts für nachhaltige Wissensverankerung
• Entwicklung niederschwelliger Schulungsformate (kurze Videos, digitale Lerneinheiten)

Phase 5: Go-Live und Support

Ziel: Reibungsloser Übergang in den Produktivbetrieb und nachhaltige Nutzung der Software.

Aktivitäten:

• Entwicklung einer detaillierten Go-Live-Strategie (Big Bang vs. stufenweise)
• Festlegung von Go/No-Go-Kriterien
• Bereitstellung ausreichender Support-Ressourcen während der Einführungsphase
• Durchführung von Feedback-Runden und Nachsteuerungen
• Übergang in den regulären Support-Prozess
• Evaluation der Zielerreichung anhand definierter KPIs
• Optimierung der Schnittstellen zu anderen Systemen

Erfolgsfaktoren:

• Realistische Planung der Go-Live-Phase mit ausreichenden Ressourcen
• Eskalationspfade für kritische Probleme
• Kontinuierliche Kommunikation mit allen Stakeholdern
• Offenheit für Anpassungen basierend auf Anwenderfeedback
• Sicherstellung der Interoperabilität im Echtbetrieb

Erfolgsfaktoren für die Softwareimplementierung

Basierend auf Erfahrungen aus zahlreichen Projekten lassen sich folgende übergreifende Erfolgsfaktoren identifizieren:

1. Starke Führungsunterstützung: Digitalisierungsprojekte benötigen Rückendeckung auf höchster Managementebene. Ein aktives Sponsorship durch die Geschäftsführung oder das Digital Governance Board erhöht die Akzeptanz und stellt notwendige Ressourcen sicher.
2. Funktionsübergreifendes Projektteam: Eine ausgewogene Mischung aus klinischen Anwendern, IT-Experten und Prozessverantwortlichen im Projektteam gewährleistet, dass alle Perspektiven berücksichtigt werden.
3. Fokus auf Nutzerfreundlichkeit: Die beste Software bleibt wirkungslos, wenn sie von den Anwendern nicht akzeptiert wird. Eine intuitive Benutzeroberfläche und effiziente Workflows sind entscheidend für die Akzeptanz.
4. Kommunikation und Transparenz: Regelmäßige Information aller Stakeholder über Projektziele, Fortschritte und Herausforderungen schafft Vertrauen und reduziert Widerstände.
5. Realistisches Erwartungsmanagement: Die Kommunikation sollte ehrlich sein bezüglich des zu erwartenden Nutzens, aber auch möglicher Einschränkungen und temporärer Belastungen während der Umstellungsphase.
6. Umfassendes Schulungskonzept: Ein differenziertes Schulungsangebot, das verschiedene Lernformate (Präsenzschulungen, E-Learning, Anwenderdokumentation) kombiniert, ermöglicht eine effektive Wissensvermittlung.
7. Phasenweiser Implementierungsansatz: Komplexe Projekte sollten in überschaubare Teilprojekte gegliedert werden, um Risiken zu minimieren und schnellere Erfolge zu ermöglichen.
8. Strategische Ausrichtung auf Interoperabilität: Die Softwarelösung sollte konsequent auf Interoperabilität und offene Standards ausgerichtet sein, um zukünftige Integrationen zu erleichtern und den "Flickenteppich" nicht weiter zu vergrößern.
9. Anpassung an Ressourcenknappheit: Eine realistische Planung unter Berücksichtigung des Fachkräftemangels sowohl im IT-Bereich als auch bei den klinischen Anwendern ist entscheidend für den Projekterfolg.

Fallstudie: ID DIACOS SPEZIAL am TUM Klinikum rechts der Isar

Ein Beispiel für eine erfolgreiche Softwareimplementierung bietet das TUM Klinikum rechts der Isar mit der Einführung von ID DIACOS SPEZIAL, einer spezialisierten OPS-Dokumentationslösung für Psychiatrie, Psychosomatik und Palliativmedizin.

Ausgangssituation:
Das Universitätsklinikum stand vor mehreren Herausforderungen in seinen Dokumentationsprozessen:

• Vorwiegend papierbasierte Dokumentation klinischer Therapieeinheiten (Kardex-System)
• Erlösverluste durch ungenaue Kodierung von Prozeduren
• Komplexe regulatorische Anforderungen des pauschalierenden Entgeltsystems für Psychiatrie und Psychosomatik (PEPP)

Implementierungsansatz:
Das Projekt wurde in fünf klar definierte Phasen gegliedert:

1. Konzeptentwicklung:
   • Anforderungserhebung durch strukturierte Interviews mit allen Berufsgruppen
   • Technische Bewertung der IT-Architektur und Schnittstellenanforderungen
   • Entwicklung von Dokumentationsspezifikationen
2. Beschaffung:
   • Genehmigung durch das Digital Governance Board
   • Vertragsverhandlungen mit ID Berlin
3. Installation & Konfiguration:
   • Server-Deployment und Integrationseinrichtung
   • Konfiguration von Hauskatalogen und Therapieschemata
   • Schnittstellenentwicklung zu SAP IS-H und i.s.h.med
4. Tests & Schulungen:
   • Systemtests für Performance und Integration
   • Administrator- und Key-User-Schulungen
   • Entwicklung von Schulungsmaterialien
5. Go-Live & Support:
   • Phasenweiser Rollout über alle Abteilungen
   • Fortlaufender Support und Optimierung

Die vollständige Fallstudie mit detaillierten Einblicken in das Projekt können Sie hier herunterladen: Link zur Fallstudie