W.A.S.T.E. Modell für erfolgreiche Kommunikation

Obwohl es mittlerweile effiziente Team-Kommunikations- und Kollaborations-Tools wie beispielsweise Microsoft Teams, Zoom oder Slack gibt, sind E-Mails nach wie vor der Kommunikationsstandard in deutschen Krankenhäusern. Dies ist bestimmt historisch gewachsen, um den Anforderungen von älteren Ärzt:innen und leitenden Funktionen sowie jüngeren Kolleg:innen gerecht zu werden. Zudem gilt die Kommunikation via E-Mail als semi-formell und kann durch Signaturen zu rechtswirksamer Kommunikation eingestuft werden. Die Wichtigkeit der elektronischen Kommunikation nimmt laufend zu. 

Doch werden täglich zahlreiche E-Mails versendet, die nicht immer zielführend sind und zu viele Adressaten haben. Erfolgreiche Kommunikation ist das nicht. Oftmals sind E-Mails eine Belastung für den Empfänger, der sich einer Flut von oft spontan und unstrukturiert geschriebenen Nachrichten ausgeliefert fühlt. Kurz und knapp. Niemand mag E-Mails wirklich gerne, da sie 1) viel zu schnell versendet werden, 2) es zeitaufwändig ist sie zu lesen und 3) sie oftmals nichts aussagen. 

Die Produktivität innerhalb der Organisation wird durch ineffiziente Kommunikation deutlich eingeschränkt.

Ein kleines Rechenbeispiel dazu: 15 Mitarbeiter investieren täglich 1 Stunde in das Lesen und Antworten von unnötigen E-Mails. D.h. kumuliert werden so 15 Stunden pro Tag verschwendet. Pro Woche sind es 75 Stunden. Das entspricht fast 2 Vollzeitkräften. 

Um der E-Mail Flut Herr zu werden, ohne jedoch auf E-Mails ganz zu verzichten, hilft das W.A.S.T.E.-Modell von VWork.

Ein paar weitere Tipps, um Ihren E-Mail Verkehr zu reduzieren:

1. Halten Sie sich kurz – Schreiben Sie keine Aufsätze.
2. Versenden Sie niemals wütende oder emotionale E-Mails.
3. Antworten Sie nicht auf jede CC E-Mail (und setzen Sie nicht alle in CC)
4. Antworten Sie präzise auf die Fragen!
5. Versenden Sie E-Mails mit Lösungen, nicht nur mit Problemen.
6. Schalten Sie die automatischen Benachrichtigungen aus.

Digitalisierung in den Klinikalltag eines Krankenhauses zu bringen, ist eine komplexe Angelegenheit. In einem Beitrag über die Barrieren, die Digitalisierung hindern, identifizieren die Kolleg:innen von 8Health wie digitale Lösungen im Klinikalltag etabliert werden können.